Eigen RSVP-vragen: wat vraag je je gasten?

Een RSVP-formulier heeft één echte taak: je precies vertellen wie er komt en waar je in je planning rekening mee moet houden. Het is makkelijk om te weinig te vragen (en dan een week voor de bruiloft antwoorden achterna te zitten via appjes) of te veel (en te zien hoe je responspercentage daalt omdat het formulier aanvoelt als een klus).

Hier is een praktische set vragen, en waarom elke vraag zijn plek verdient.

De basis

• Komt er iemand: ja of nee. Voor de hand liggend, maar maak het de allereerste vraag, niet iets dat onder een muur van tekst staat. Een gast die moet scrollen om de eigenlijke vraag te vinden, is een gast die het formulier misschien niet afmaakt.
• Menukeuze. Bied je opties aan, dan is dit de vraag waar je cateraar een hard getal op nodig heeft. Houd het meerkeuze, geen vrij tekstveld, zodat je een schone telling krijgt.
• Dieetwensen en allergieën. Een kort vrij tekstveld naast de menukeuze, niet in plaats daarvan. "Vegetarisch" als menuoptie zegt je niets over een notenallergie.

De extra's die echt nuttig zijn

• Introducé, netjes afgehandeld. Vraag niet gewoon "neem je iemand mee?" als ja/nee als het genuanceerder ligt. Een versie met drie opties, geen introducé, introducé nog niet zeker, introducé bevestigd met een naamveld, geeft je veel nauwkeuriger getallen dan mensen dwingen om vroeg te kiezen.
• Muziekverzoek. Weinig moeite voor gasten, echt nuttig voor wie de afspeellijst voor het feest samenstelt, en het is precies het soort vraag dat een RSVP-formulier minder als papierwerk laat voelen.
• Aankomst en vervoer, als dat relevant is: komen ze met de auto, hebben ze vervoer nodig vanaf het hotel, zijn ze ook bij het diner vooraf. Vraag alleen wat je echt gaat gebruiken.

Wat je weglaat

Elke extra vraag is een kleine belasting op je responspercentage. Als je op basis van het antwoord niets anders zou doen, vraag het dan niet. Een RSVP-formulier met twaalf vragen wordt veel vaker halverwege afgebroken dan een met vijf.

Nog iets over fouten herstellen

Gasten vertikken RSVP-formulieren voortdurend: verkeerd menu aangeklikt, per ongeluk een introducé toegevoegd, "komt" aangevinkt terwijl ze "komt niet" bedoelden. Een goede RSVP-tool laat een gast zelf teruggaan en het antwoord aanpassen, zonder jou te mailen om het handmatig recht te zetten. Dat klinkt als een detail tot jij degene bent die een week voor de bruiloft veertig antwoorden zit te corrigeren.

Vraag precies wat je nodig hebt, maak het makkelijk om te beantwoorden en makkelijk om te herstellen, en dan doet je RSVP-formulier waar het voor bedoeld is: je getallen geven waar je op kunt bouwen.