Domande personalizzate nell'RSVP: che cosa chiedere agli invitati

Un modulo RSVP ha un solo compito vero: dirle con precisione chi viene e su che cosa deve organizzarsi. È facile chiedere troppo poco, e ritrovarsi a rincorrere risposte via messaggio la settimana prima del matrimonio, oppure chiedere troppo, e vedere calare le risposte perché il modulo sembra una pratica da sbrigare.

Ecco una serie di domande pratiche, e il motivo per cui ciascuna si merita il proprio posto.

Le domande indispensabili

• Partecipa: sì o no. Ovvio, ma la metta come primissima domanda, non sepolta sotto un muro di testo. Un invitato costretto a scorrere per trovare la domanda vera è un invitato che rischia di non finire il modulo.
• Scelta del menu. Se offre più opzioni, è la domanda su cui il catering ha davvero bisogno di un numero certo. La tenga a scelta multipla, non a testo libero, così il conteggio resta pulito.
• Esigenze alimentari e allergie. Un breve campo di testo libero accanto alla scelta del menu, non al suo posto. "Vegetariano" come opzione di menu non dice nulla su un'allergia alla frutta secca.

Gli extra davvero utili

• L'accompagnatore, gestito bene. Non chieda solo "viene con qualcuno?" con un sì o un no, se la situazione è più sfumata. Una versione a tre opzioni, nessun accompagnatore, accompagnatore ancora da decidere, accompagnatore confermato con un campo per il nome, le dà numeri molto più accurati che non forzare una decisione anticipata.
• La richiesta di una canzone. Poca fatica per gli invitati, utilissima per chi costruisce la scaletta del ricevimento, ed è il tipo di domanda che rende un modulo RSVP meno simile a un adempimento burocratico.
• La logistica dell'arrivo, se rilevante: vengono in auto, serve un passaggio dall'hotel, partecipano anche alla cena della vigilia. Chieda solo ciò che userà davvero.

Che cosa lasciar perdere

Ogni domanda in più è una piccola tassa sul tasso di risposta. Se la risposta non la porterebbe a fare nulla di diverso, non la chieda. Un modulo RSVP da dodici domande viene abbandonato a metà molto più spesso di uno da cinque.

Una nota sulla correzione degli errori

Gli invitati sbagliano di continuo a compilare i moduli RSVP: menu sbagliato, accompagnatore aggiunto per errore, partecipazione confermata quando intendevano il contrario. Un buon strumento per l'RSVP permette all'invitato di tornare indietro e correggere da sé la propria risposta, senza scriverle un'email perché lo sistemi a mano. Sembra un dettaglio, finché non è Lei a modificare a mano quaranta risposte la settimana prima del matrimonio.

Chieda esattamente ciò che le serve, renda il modulo facile da compilare e facile da correggere, e il suo RSVP farà il lavoro per cui esiste: darle numeri di cui fidarsi.