Perguntas personalizadas no RSVP: o que perguntar aos convidados

Um formulário de RSVP tem um único trabalho a sério: dizer-lhe, com rigor, quem vem e com o que tem de contar. É fácil pecar por defeito (e acabar a correr atrás de respostas por mensagem na semana antes do casamento) ou por excesso (e ver a taxa de resposta cair porque o formulário parece uma obrigação).

Aqui fica um conjunto prático de perguntas, e a razão de cada uma merecer o seu lugar.

O essencial

• Vem: sim ou não. É óbvio, mas ponha-a como primeira pergunta, não enterrada debaixo de uma parede de texto. Um convidado que tem de percorrer a página para encontrar a pergunta é um convidado que talvez não acabe o formulário.
• Escolha de refeição. Se oferecer opções, é esta a pergunta sobre a qual o catering precisa mesmo de um número firme. Mantenha-a de escolha múltipla, não de texto livre, para ter uma contagem limpa.
• Requisitos alimentares e alergias. Um campo de texto livre curto ao lado da escolha de refeição, e não em vez dela. "Vegetariano" como opção de prato não lhe diz nada sobre uma alergia a frutos secos.

Os extras que valem mesmo a pena

• Acompanhante, tratado como deve ser. Não pergunte apenas "traz acompanhante?" em sim/não se o assunto for mais subtil do que isso. Uma versão com três hipóteses, sem acompanhante, acompanhante ainda por decidir, acompanhante confirmado com campo para o nome, dá-lhe números bem mais rigorosos do que forçar uma decisão prematura.
• Pedido de música. Custa pouco ao convidado, é genuinamente útil para quem estiver a montar a playlist da festa, e é o tipo de pergunta que faz um formulário de RSVP parecer menos burocracia.
• Logística de chegada, se for relevante: vêm de carro, precisam de boleia do hotel, também vão ao jantar da véspera. Pergunte só o que vai mesmo usar.

O que deixar de fora

Cada pergunta a mais é um pequeno imposto sobre a sua taxa de resposta. Se não fosse fazer nada de diferente com a resposta, não faça a pergunta. Um formulário de RSVP com doze perguntas é abandonado a meio muito mais vezes do que um com cinco.

Uma nota sobre corrigir enganos

Os convidados enganam-se a preencher RSVPs a toda a hora: refeição errada, acompanhante acrescentado sem querer, "vou" marcado quando queriam dizer "não vou". Uma boa ferramenta de RSVP deixa o convidado voltar atrás e corrigir a própria resposta sem lhe mandar um email a pedir que a corrija à mão. Parece um pormenor até ser você a editar quarenta respostas manualmente na semana antes do casamento.

Pergunte exatamente o que precisa, torne fácil responder e fácil corrigir, e o seu formulário de RSVP faz o trabalho para que existe: dar-lhe números em que pode confiar.