Własne pytania w formularzu RSVP: o co zapytać gości

Formularz RSVP ma jedno prawdziwe zadanie: rzetelnie powiedzieć, kto przychodzi i co trzeba wziąć pod uwagę przy planowaniu. Łatwo zapytać o za mało, a potem tydzień przed weselem gonić za odpowiedziami przez telefon, albo o za dużo, a potem patrzeć, jak odsetek odpowiedzi spada, bo formularz wygląda jak obowiązek.

Oto praktyczny zestaw pytań i powód, dla którego każde z nich zasługuje na miejsce.

Podstawy

• Obecność: tak albo nie. Oczywiste, ale warto ustawić to jako pierwsze pytanie, a nie schować pod ścianą tekstu. Gość, który musi przewijać, żeby znaleźć właściwe pytanie, to gość, który może nie dokończyć formularza.
• Wybór posiłku. Jeśli są opcje do wyboru, to właśnie tu catering potrzebuje twardej liczby. Warto zrobić z tego pytanie jednokrotnego wyboru, a nie pole tekstowe, żeby liczenie było czyste.
• Potrzeby żywieniowe i alergie. Krótkie pole tekstowe obok wyboru posiłku, a nie zamiast niego. Opcja „wegetariańskie” nic nie mówi o alergii na orzechy.

Naprawdę przydatne dodatki

• Osoba towarzysząca, obsłużona porządnie. Nie warto pytać „czy przychodzi ktoś z Państwem?” jako tak albo nie, jeśli sprawa jest bardziej złożona. Wersja trójdzielna, czyli bez osoby towarzyszącej, osoba towarzysząca jeszcze niepewna, osoba towarzysząca potwierdzona z polem na imię, daje dużo dokładniejsze liczby niż wymuszanie wczesnej deklaracji.
• Prośba o piosenkę. Dla gościa to chwila, a dla osoby układającej playlistę na przyjęcie realna pomoc. To też pytanie, dzięki któremu formularz przestaje przypominać papierkową robotę.
• Logistyka przyjazdu, jeśli ma znaczenie: czy przyjeżdżają samochodem, czy potrzebują transportu z hotelu, czy są też na kolacji próbnej. Warto pytać tylko o to, co naprawdę zostanie wykorzystane.

Co pominąć

Każde dodatkowe pytanie to mały podatek od odsetka odpowiedzi. Jeśli odpowiedź niczego by nie zmieniła, nie ma po co pytać. Formularz z dwunastoma pytaniami bywa porzucany w połowie dużo częściej niż formularz z pięcioma.

Słowo o poprawianiu pomyłek

Goście mylą się w formularzach RSVP bez przerwy: nie ten posiłek, osoba towarzysząca dodana przez przypadek, obecność zaznaczona wtedy, gdy chodziło o nieobecność. Dobre narzędzie do RSVP pozwala gościowi wrócić i samodzielnie poprawić własną odpowiedź, bez pisania maila z prośbą o ręczną korektę. Brzmi jak drobiazg do momentu, w którym trzeba ręcznie poprawić czterdzieści odpowiedzi na tydzień przed weselem.

Pytać dokładnie o to, co potrzebne, ułatwić odpowiadanie i poprawianie, a formularz RSVP zrobi to, do czego służy: da liczby, którym można zaufać.