Die Woche vor Ihrer Hochzeit: eine Foto-Checkliste

Die Woche vor Ihrer Hochzeit füllt sich erfahrungsgemäß mit Dingen, vor denen Sie niemand gewarnt hat. Hier ist eine gezielte Checkliste für die beiden Themen, um die es auf dieser Seite geht: eine belastbare endgültige Gästezahl und die Gewissheit, dass Ihre Gästefotos tatsächlich zusammenkommen.

Zusagen und Gästezahl

• Bestätigen Sie Ihre endgültigen Zahlen bei Caterer und Location. Machen Sie das früh in der Woche, nicht am Vortag, damit Zeit für letzte Änderungen bleibt.
• Haken Sie bei den letzten Nachzüglern direkt nach. Inzwischen ist es meist eine kleine, konkrete Liste. Eine kurze persönliche Nachricht schlägt an diesem Punkt jede weitere automatische Erinnerung.
• Gleichen Sie Unverträglichkeiten mit Ihrer endgültigen Liste ab. Wenn jemand spät noch eine Allergie oder eine Menüwahl geändert hat, stellen Sie sicher, dass das auch in der Küche angekommen ist.
• Drucken oder notieren Sie Ihre endgültige Sitzordnung, falls Sie eine nutzen, auf Basis der bestätigten Zahlen und nicht der Schätzung von vor einem Monat.

Fotos

• Drucken Sie Ihre QR-Codes und testen Sie sie selbst, mit dem eigenen Handy, vor dem Tag. Ein Code, der zu klein ist oder an einer schlecht beleuchteten Stelle hängt, wird von niemandem gescannt.
• Entscheiden Sie, wo die Codes tatsächlich hinkommen. Tischkarten, ein Schild am Eingang, die Rückseite des Ablaufplans, neben der Bar. Mehr Platzierungen, mehr Scans.
• Schreiben Sie einen Satz für alle, die Ansagen machen. Ein einziger Satz der Moderation oder des Trauzeugen, der auf den Foto-Link hinweist, bringt für die Beteiligung mehr als jede Kommunikation im Vorfeld.
• Prüfen Sie Ihren Speicherzeitraum und tragen Sie ihn in den Kalender ein. Wissen Sie genau, wie lange Ihre Veranstaltung aktiv bleibt und wann Sie alles herunterladen wollen, damit es später keine Überraschung gibt.

Der Tag davor

• Prüfen Sie beide Links ein letztes Mal, RSVP (falls für Nachzügler noch offen) und Foto-Upload, vom Handy aus und nicht vom Laptop, weil Gäste sie genau so nutzen werden.
• Bestimmen Sie eine Person für die Foto-Ansage, damit sie im Trubel der Feier nicht untergeht.
• Durchatmen. Alles auf dieser Liste ist die unglamouröse, logistische Schicht unter dem Tag. Einmal eingerichtet, läuft das meiste von selbst, und Sie dürfen einfach da sein.

Nichts davon muss kompliziert sein. Es braucht nur ein paar Minuten Aufmerksamkeit in der richtigen Woche, damit rund um Fotos und Gäste nichts an dem Tag in Hektik ausartet, an dem Sie am wenigsten an Logistik denken möchten.