La settimana prima del matrimonio: la checklist delle foto

La settimana prima del matrimonio si riempie sempre di cose di cui nessuno l'aveva avvisata. Ecco una checklist mirata sui due temi di cui parla tutto questo sito: arrivare a un numero di invitati definitivo e affidabile, e assicurarsi che le foto degli invitati vengano davvero raccolte.

RSVP e numero di invitati

• Confermi i numeri definitivi con il catering e con la location. Lo faccia all'inizio della settimana e non il giorno prima, così ha il tempo di sistemare eventuali cambiamenti dell'ultimo minuto.
• Solleciti direttamente gli ultimi ritardatari. A questo punto di solito è una lista breve e ben precisa. Un messaggio personale conta più di un ennesimo promemoria automatico.
• Ricontrolli le esigenze alimentari sull'elenco definitivo. Se qualcuno ha segnalato in ritardo un'allergia o cambiato la scelta del menù, verifichi che l'informazione sia davvero arrivata in cucina.
• Stampi o annoti la disposizione dei tavoli definitiva, se ne prevede una, basandosi sui numeri confermati e non sulla stima fatta un mese prima.

Foto

• Stampi i codici QR e li provi di persona, dal suo telefono, prima del giorno del matrimonio. Un codice troppo piccolo, o messo in un punto poco illuminato, è un codice che nessuno inquadra.
• Decida dove mettere davvero i codici. Sui segnaposto, su un cartello vicino all'ingresso, sul retro del libretto della cerimonia, accanto al bar. Più posizioni, più scansioni.
• Prepari una frase per chi farà gli annunci. Una sola frase detta da chi presenta la serata o dal testimone, per indicare a tutti il link delle foto, fa più di qualsiasi messaggio inviato nelle settimane precedenti.
• Controlli il periodo di conservazione e se lo segni in calendario. Sappia con esattezza per quanto tempo resta attivo il suo evento e quando le converrà scaricare tutto, così non ci saranno sorprese più avanti.

Il giorno prima

• Faccia un ultimo controllo di entrambi i link, l'RSVP (se è ancora aperto per qualche ritardatario) e il caricamento delle foto, da telefono e non da computer, visto che è così che li useranno gli invitati.
• Affidi a una persona il compito di annunciare le foto, così non si perde nella confusione del ricevimento.
• Respiri. Tutto quello che c'è in questo elenco è lo strato logistico e poco scenografico che sta sotto la giornata. Una volta impostato, va avanti quasi da solo e Lei può finalmente esserci davvero.

Niente di tutto questo deve essere complicato. Servono solo pochi minuti di attenzione nella settimana giusta, così nulla che riguardi le foto o gli invitati si trasformi in una corsa affannosa proprio nel giorno in cui preferirebbe non pensare alla logistica.