De week voor je bruiloft: een checklist voor foto's

De week voor je bruiloft heeft de neiging vol te lopen met dingen waar niemand je voor gewaarschuwd heeft. Hier is een gerichte checklist voor de twee dingen waar deze hele site over gaat: een kloppend definitief aantal krijgen, en zorgen dat de foto's van je gasten ook echt verzameld worden.

RSVP en aantallen

• Bevestig je definitieve aantallen bij de cateraar en de locatie. Doe dat vroeg in de week, niet de dag ervoor, zodat je tijd hebt om last-minute wijzigingen op te lossen.
• Benader de laatste achterblijvers persoonlijk. Op dit punt gaat het meestal om een klein, concreet lijstje. Een kort persoonlijk berichtje werkt nu beter dan weer een automatische herinnering.
• Controleer de dieetwensen nog eens tegen je definitieve lijst. Heeft iemand laat nog een allergie of menukeuze aangepast, zorg dan dat dat ook echt bij de keuken is aangekomen.
• Print of noteer je definitieve tafelindeling, als je die gebruikt, op basis van bevestigde aantallen en niet van de schatting die je een maand geleden maakte.

Foto's

• Print je QR-codes en test ze zelf, op je eigen telefoon, vóór de dag. Een code die te klein is, of op een plek met slecht licht hangt, is een code die niemand scant.
• Bepaal waar de codes echt komen te hangen. Tafelkaartjes, een bord bij de ingang, de achterkant van het programmaboekje, bij de bar. Meer plekken, meer scans.
• Schrijf een zin voor degene die de aankondigingen doet. Eén zin van de ceremoniemeester of de getuige die mensen naar de fotolink verwijst, doet meer voor de deelname dan alle berichten vooraf bij elkaar.
• Kijk je bewaartermijn na en zet hem in je agenda. Weet precies hoe lang je evenement live blijft en wanneer je alles wilt downloaden, zodat het later geen verrassing is.

De dag ervoor

• Controleer allebei de links nog één keer, de RSVP (als die nog open staat voor late reacties) en het uploaden van foto's, vanaf een telefoon en niet vanaf een laptop, want zo gaan gasten ze ook echt gebruiken.
• Wijs één persoon aan om de aankondiging over de foto's te doen, zodat het niet vergeten wordt in de drukte van het feest zelf.
• Haal even adem. Alles op deze lijst is de weinig glamoureuze, logistieke laag onder de dag. Zodra het staat, loopt het grotendeels vanzelf, en kun jij er gewoon zijn.

Niets hiervan hoeft ingewikkeld te zijn. Het vraagt alleen een paar minuten aandacht in de juiste week, zodat niets rond foto's of gasten een race tegen de klok wordt op de dag dat je juist helemaal niet aan logistiek wilt denken.